Przechowywanie dokumentów w pudełkach tekturowych
Przechowywanie dokumentów jest niezwykle ważną i niejednokrotnie, trudną czynnością. Na te domowe zwykle wystarczy jeden lub dwa segregatory. Jednak, gdy prowadzimy działalność gospodarczą, ilość dokumentów rośnie zatrważająco szybko.
A samo ich posiadanie nie jest wystarczające – muszą być przecież odpowiednio poukładane, tak by łatwo było je odnaleźć, a także zachować swoją schludność i czytelność przez kilka następnych lat. W końcu nigdy nie wiadomo, kiedy będą potrzebne.
Dlatego w każdej firmie musi funkcjonować dobry i sprawny system segregacji i przechowywania dokumentów.
W czym przechowywać dokumenty?
Jednym z najbardziej popularnych oraz skutecznych sposobów są pudła kartonowe. Producent ma w ofercie tzn. pudła archiwizacyjne, które dostosowane są do dokumentów A4 czy segregatorów. Ponieważ stworzone są z myślą o archiwizowaniu, przeszukiwanie w nich dokumentów jest niezwykle proste i łatwe.
Oczywiście, wykorzystać do tego celu możemy także zwykłe pudełka z klapą. Jednak ich pierwotne przeznaczenie służy do transportu, nie są więc idealnym rozwiązaniem. Musimy je oklejać taśmą i trudno przejrzeć ich zawartość. Najlepiej zostawić je na dokumentację, do której zaglądamy rzadko lub taką, która będzie szła na makulaturę i po prostu potrzebujemy ją w coś zapakować.
Jak pakować dokumenty?
Dokumenty nie mogą być po prostu wrzucone do pudełek i wyniesione do innego pokoju. Jeżeli system ma działać, muszą być odpowiednio posegregowane. Najlepiej służą temu segregatory lub spinacze papierowe, które mogą spiąć razem konkretny typ dokumentów lub zakres dat.
To, co użyjemy, zależy tylko od nas samych. W oba rozwiązania mieszczą się do pudełek kartonowych i sprawdzają się w wielu firmach. Pudełka dobrze także opisać, dzięki temu skrócimy czas późniejszego poszukiwania.
Jak przechowywać pudełka z dokumentami?
Zabezpieczona pudełkami dokumentacja powinna znaleźć się w suchym i czystym miejscu. Z daleka od źródła wilgoci, wody czy ognia. Nie powinna być także trzymana w miejscach nasłonecznionych.
Kartony to grubszy i wytrzymalszy rodzaj papieru – w nieodpowiednich warunkach nie zapewnia dokumentom ochrony, ulegając zniszczeniu razem ze swoją zawartością.
Jednak niewątpliwą zaletą kartonów jest ich ekologiczność oraz niska cena. W przeciwieństwie do opakowań z tworzysz sztucznych, możemy być pewni, że nie zaśmiecamy środowiska. Także na makulaturę możemy oddać dokumenty razem z kartonami, ponieważ są one produktem recyklingowym.
Najlepsze są pudła archiwizacyjne, dostosowane do dokumentów A4 i segregatorów. Ułatwiają przeszukiwanie i organizację.
Dokumenty powinny być posegregowane w segregatorach lub spięte spinaczami, a pudełka dobrze opisane, aby ułatwić późniejsze wyszukiwanie.
